Les entreprises doivent disposer de processus définis pour accomplir les tâches de manière efficace. Or parfois, les flux de travail se trouvent entravés par des tâches manuelles fastidieuses et sujettes à l’erreur humaine.
L’automatisation du flux de travail peut sembler compliquée à comprendre et à mettre en œuvre. C’est pourtant un moyen simple de rationaliser les processus essentiels afin que les tâches, les fichiers et les données soient partagés plus facilement entre les systèmes d’information et les personnes.
Qu’est-ce que l’automatisation du flux de travail ?
L’automatisation du flux de travail consiste à créer un ensemble de règles et d’énoncés logiques pour automatiser les étapes clés d’un processus traditionnellement manuel.
Les étapes de l’automatisation s’établissent selon des actions appelées « si-alors ». Ces instructions « si-alors » indiquent aux programmes les actions à accomplir du début à la fin du processus.
Exemples pour un site E-commerce :
- Si un client effectue un achat, alors il reçoit une notification de commande.
- Si un client ajoute un article à son panier d’achat numérique mais quitte le site avant de passer la commande, alors il reçoit un e-mail de rappel l’incitant à finaliser sa transaction.
L’automatisation d’un flux de travail peut être « statique » ou « dynamique ».
Elle est dite « statique » lorsque les étapes se déroulent dans un ordre strict, qu’il y ait ou non des variables extérieures qui pourraient potentiellement affecter le résultat.
Elle est dite « dynamique » lorsque le flux de travail change en fonction du contexte, déterminant quelle étape est la meilleure à suivre au moment même de l’exécution. Ainsi, le logiciel utilise un modèle de schéma qui gère diverses données et tient compte de différentes variables avant de passer à l’action.
Pourquoi utiliser l’automatisation de flux de travail ?
Voici quelques-uns des nombreux avantages de l’automatisation des flux de travail :
- Amélioration de la clarté et de la cohérence dans les processus
L’automatisation des flux de travail standardise les étapes d’un processus, en les harmonisant avec un parcours de tâches défini. Une fois que cette voie est définie, elle devient un guide pour tous ceux qui travaillent sur ce projet. Il suffit de revenir à la conception du flux de travail pour voir ce qui se passe d’abord, ce que cet événement déclenche, ce qui vient ensuite, etc.
- Libération des personnes pour qu’elles puissent se concentrer sur d’autres tâches
L’automatisation des tâches banales, redondantes et chronophages permet d’augmenter le temps que les collaborateurs consacrent à des tâches mentalement stimulantes et contribuant au développement de l’entreprise.
- Augmentation de la productivité
L’automatisation des flux de travail rationalise l’ensemble du processus pour le rendre plus efficace et performant. Les bénéfices sont visibles tant du côté des opérations que du point de vue de la gestion des équipes.
- Réduction des risques d’erreur humaine
L’automatisation des processus manuels réduit, voire élimine, le risque d’erreurs d’écriture qui peuvent parfois coûter cher et prendre du temps.
Exemples d’automatisation de flux de travail
L’automatisation de flux de travail trouve sa place dans les différents services d’une entreprise comme :
- Les ressources humaines
De nombreux flux de travail des RH peuvent être automatisés dans le cadre du recrutement comme dans la gestion des salariés. Par exemple, l’automatisation des processus est particulièrement adaptée aux demandes de congés, aux évaluations des performances des collaborateurs, à la gestion des notes de frais.
- L’informatique
Aujourd’hui, les services informatiques peuvent automatiser de nombreux processus redondants et réduire les risques de problèmes informatiques et de sécurité, notamment la sauvegarde de données, la gestions des incidents, la mise à jour de logiciel.
- La vente et le marketing
L’automatisation peut améliorer le processus de vente en permettant de segmenter les leads en fonction de l’étape où ils se trouvent dans le parcours client. L’automatisation marketing aide à segmenter les audiences et à élaborer des campagnes marketing plus efficaces basées sur le comportement des utilisateurs et les données clients.
- La comptabilité et la finance
Les logiciels d’automatisation s’intègrent aux outils financiers pour simplifier la comptabilité, la tenue des livres et la production de rapports. Le transfert de données, l’approbations budgétaires, le suivi des factures par exemple s’en trouvent aussi facilité.
L’appui d’un connecteur pour l’automatisation des flux
Pour assurer le bon fonctionnement des entreprises, de nombreuses tâches, documents et informations doivent être connectés.
Les connecteurs sont des outils logiciels qui facilitent l’intégration et l’automatisation des flux de travail en permettant à différentes applications et systèmes de communiquer entre eux de manière transparente.
Voici quelques façons dont les connecteurs aident à automatiser les flux de travail :
- Intégration des applications : Les connecteurs permettent de connecter des applications et des systèmes disparates, permettant ainsi le transfert fluide de données entre eux. Cela élimine la nécessité de saisir manuellement les données dans différentes applications, ce qui permet d’économiser du temps et de réduire les erreurs.
- Automatisation des tâches répétitives : En utilisant des connecteurs, il est possible d’automatiser les tâches répétitives et chronophages, telles que la synchronisation des données entre un CRM et un système de gestion des stocks ; l’envoi automatique de notifications par e-mail en fonction de certains événements, etc.
- Déclenchement d’actions en fonction d’événements : Les connecteurs peuvent être configurés pour déclencher des actions spécifiques en réponse à des événements spécifiques. Par exemple, un connecteur pourrait être configuré pour envoyer une notification à une équipe lorsqu’un nouveau ticket de support client est créé dans un système de ticketing.
- Standardisation des processus : En utilisant des connecteurs pour automatiser les flux de travail, les organisations peuvent standardiser et rationaliser leurs processus métier. Cela garantit une cohérence et une efficacité accrues dans l’exécution des tâches.
- Amélioration de la productivité : En réduisant la nécessité d’interventions manuelles dans les processus, les connecteurs permettent aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui peut augmenter la productivité globale de l’organisation.
Le connecteur Open-Flux de My Solution Connect assure l’interconnexion des systèmes d’information afin d’automatiser l’ensemble des flux entrants et sortants des solutions de gestion et des applications des entreprises.
